Geçiş İçin Son Tarih: 1 Temmuz 2025
1 Temmuz 2025 tarihi kritik bir son tarihtir. 2024 yılı finansal verilerine göre yukarıda belirtilen ciro veya sektör şartlarını sağlayan işletmelerin en geç bu tarihe kadar e-Fatura başvurularını yapmaları ve teknik hazırlıklarını tamamlamış olmaları gerekiyor. “Teknik hazırlıklar” ifadesi, şirketin e-Fatura kesip alabilecek duruma gelmesi için gereken adımların tamamlanmasını ifade eder. Buna, mali mühür temini, GİB portalında veya özel entegratör sisteminde hesap açılması ve varsa kullanılan ERP/muhasebe yazılımının e-Fatura ile entegre edilmesi gibi işlemler dahildir.
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), 1 Temmuz 2025’e kadar e-Fatura sistemine geçmeyen ve geçiş kriterlerini sağlayan mükelleflere, tespit edilmesi halinde özel usulsüzlük cezaları uygulayabilir. Bu nedenle, son tarihi beklemeden geçiş sürecine erkenden başlamak en doğru yaklaşım olacaktır. Başvurunun son günlere bırakılması, yoğunluk nedeniyle gecikmelere veya teknik aksaklıklara yol açabilir. Özellikle işletmenizin bilgi işlem altyapısını e-Fatura kullanımına uyarlamak zaman alabileceğinden, 2025’in ilk yarısını hazırlık dönemi olarak değerlendirin. Gerekli şartları taşımasanız bile e-Fatura’ya gönüllü geçiş yapabileceğinizi ve bu sayede dijital fatura süreçlerinin faydalarından erken yararlanabileceğinizi de hatırlatalım.
E-Fatura ve E-Defter İlişkisi
e-Fatura’ya geçiş, beraberinde e-Defter zorunluluğunu da getirebilir. E-Defter, yevmiye defteri ve büyük defter gibi yasal defterlerin elektronik ortamda tutulması sistemidir. Mevzuata göre, zorunlu olarak e-Fatura’ya geçen mükellefler, takip eden hesap döneminin başından itibaren e-Defter tutmakla da yükümlü olurlar. Örneğin, 2024 cirosu nedeniyle 1 Temmuz 2025’te e-Fatura’ya geçen bir işletme, 1 Ocak 2026’dan itibaren e-Defter uygulamasına geçmek zorunda kalacaktır. Bu kural, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura kapsamına giren tüm işletmeler için geçerlidir. Dolayısıyla e-Fatura’ya geçiş planı yaparken, bir sonraki adım olarak e-Defter hazırlıklarını da göz önünde bulundurmak önemlidir.
E-Defter kullanımı da işletmelere pek çok avantaj sağlar: Fiziki defter tasdik işlemleri, kâğıt ve arşivleme maliyetleri ortadan kalkar, finansal kayıtlar güvenli ve düzenli bir şekilde dijital ortamda saklanır. Ancak e-Defter’e geçiş için de benzer şekilde mali mühür/e-imza temini, GİB başvurusu ve uyumlu muhasebe yazılımı kullanımı gerekecektir. Bu nedenle, e-Fatura zorunluluğu kapsamına giren işletmeler e-Defter hazırlıklarını önceden planlamalı, mümkünse e-Fatura geçişiyle eş zamanlı olarak e-Defter sistemine de adapte olmanın yollarını aramalıdır.
Yol Haritası ve Stratejik Tavsiyeler
1 Temmuz 2025 yaklaştıkça, e-Fatura geçiş süreci işletmeler için öncelikli bir gündem maddesi haline geliyor. Yukarıda özetlediğimiz gibi, belirli ciro eşiklerini aşan veya belli sektörlerde faaliyet gösteren tüm şirketlerin bu tarihe kadar e-Fatura sistemine geçmiş olmaları gerekiyor. Sürece erken başlamak, hem yasal uyumluluğunuzu garanti altına alır hem de şirketinizin faturalama süreçlerinde aksama yaşanmasını engeller. Unutulmamalıdır ki elektronik fatura kullanımı, sadece bir yasal yükümlülük değil, aynı zamanda iş süreçlerini modernleştirmek için bir fırsat olarak görülmelidir. Dijital fatura sayesinde işletmeler operasyonel verimlilik kazanır, hızlı raporlama yapabilir ve müşterilerine daha iyi hizmet sunabilir.
Geçiş sürecinde, işletmenizin mevcut muhasebe veya ERP sistemiyle e-Fatura entegrasyonunu sağlamak kritik bir adımdır. Uygun bir teknik altyapı ile çalışmak, e-Fatura ve e-Defter kullanımını oldukça kolaylaştırır. Bu noktada, HarmonyERP gibi kapsamlı ERP çözümleriyle entegre çalışmak büyük avantaj sağlayabilir. Firmanızın ERP yazılımını e-Fatura modülüyle entegre etmek, faturaları tek bir sistem üzerinden oluşturup iletmenize olanak tanıyarak iş yükünü azaltır ve hata riskini en aza indirir. Örneğin, Harmony ERP Cloud gibi bir çözüm, stok ve satış kayıtlarınızla faturalaşma süreçlerinizi bir araya getirip otomatikleştirerek size zaman kazandırır ve veri tutarlılığını artırır.
Sonuç olarak, e-Fatura zorunluluğu kapsamına giren işletmelerin zaman kaybetmeden hazırlıklara başlaması ve bu dijital dönüşüm sürecini kendi lehlerine çevirmesi gerekmektedir. Uygulamaya erkenden geçen ve sistemi iç süreçleriyle uyumlu hale getiren şirketler, hem cezalardan korunacak hem de dijitalleşmenin rekabette sağladığı avantajlardan yararlanacaktır. Yasal yükümlülüklere uyum sağlarken, aynı zamanda iş yapış şeklinizi modernleştirmek ve verimliliği artırmak için e-Fatura sisteminin getirdiği tüm fırsatları değerlendirin. Böylece 2025 Temmuz’u geldiğinde işinizi güvenle elektronik fatura düzenleyebilen, çağın gereklerine adapte olmuş bir yapıya kavuşturmuş olacaksınız.
